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Bei der Untersuchung wurden für die Hauptprozesse Aufnahmeplanung, Abrechnungswesen und Eigenanteilsmanagement konkrete Prozessschritte abgeleitet. Für diese wurde vor und nach der Einführung eines neuen KIS der Zeitaufwand gemessen und auf die jährliche Anzahl an Vorgängen hochgerechnet. Insgesamt ergab sich eine Prozesszeiteinsparung von 60 Prozent, die einerseits durch die Verlagerung von papierbasierten Prozessen in die EDV und andererseits durch eine gute funktionale Unterstützung vom KIS erreicht werden konnte. Gemäß der Analyse konnte bei den Prozessschritten zur Erfassung telefonischer Anmeldungen und in der Rechnungsverarbeitung – sowohl gegenüber Kostenträgern als auch von Eigenanteilen – am meisten Zeit eingespart werden.

Folgende KIS-Funktionalitäten ermöglichten die Reduzierung der Prozesszeiten:

• Direkte Eingabe telefonischer Anmeldedaten in das KIS
• Einfache vorläufige Bettenvergabe durch stationsübergreifenden Überblick über die Bettenauslastung mit Suchfunktion für freie Kapazitäten
• Automatische Hinterlegung der Verweildauer entsprechend dem ausgewählten Vertragsverhältnis / Kostenträger
• Dokumentation der Reha-Bewilligung (Aufnahmeformalitäten) im System
• Digitale Erstellung von Anreiselisten
• Einfacher und direkter Abruf von Arbeitslisten für Abrechnungsfälle nach Entlassung und Abreise
• Integrierte Tarifermittlung für die Rechnungserstellung zu Anschlussheilbehandlungen
• Funktion „Sammeldruck“ für Rechnungen

Darüber hinaus wurden folgende Funktionen von den Mitarbeitern als positiv empfunden:

• Auswertungsmöglichkeiten mit Export nach Excel
• Überwachungslisten (Kostenübernahmekontrolle, Eigenanteile, Verweildauern) zur Vermeidung von Fehlern und Kostensicherung
• Unkomplizierter Datenaustausch
• Druckserverfunktion
• Durch Bettendisposition gute Übersichtlichkeit und schnelle Auskunftsfähigkeit gegenüber Kostenträgern und einweisenden Krankenhäusern

Die Untersuchung der Klinik an der Weißenburg zeigt, dass die Verlagerung von Papierprozessen in das digitale KIS deutlich zur Arbeitszeitersparnis und damit auch zur Entlastung von Mitarbeitern beitragen kann. Vorausgesetzt, das KIS bringt die entsprechenden Funktionalitäten mit. Gerade in Reha-Einrichtungen und Mischhäusern sind hier einige Besonderheiten zu berücksichtigen, die ein spezialisiertes Reha-KIS schon von Hause aus mitbringt, wie z.B. die Unterstützung verschiedener Abrechnungsarten und die medizinische Dokumentation über wechselnde Akut- und Reha-Phasen. Hier lohnt sich im Vorfeld eine genaue Betrachtung der eigenen Prozesse und der vom KIS angebotenen unterstützenden Funktionalitäten.

• Vollständige Analyseergebnisse unter www.bibliomedmanager.de
• Informationen zum spezialisierten KIS für Reha-Kliniken und Mischhäuser NEXUS / REHA^NG